قبل از استخدام افراد در سازمان چه باید کرد؟
قبل از استخدام افراد در سازمان چه باید کرد؟
مسأله استخدام افراد در بهره وری کلی کسب و کار ها نقشی اساسی دارد.
اگر شرح وظایف شغلی به خوبی تهیه شود، در واقع سرمایه گذاری خوبی برای کسب و کار به حساب می آید، چون می تواند در اغلب حیطه های فعالیت نیروی انسانی از جمله استخدام، گزینش، جهت گیری، آموزش، برنامه های کاری، پاداش، بررسی عملکرد و دفاع حقوقی مورد استفاده قرار بگیرد.
شرح وظایف شغلی در استخدام افراد مواردی مانند مسئولیت‌های مهم سمت موردنظر، روابط مربوط به گزارش دهی و شرایط محیط کاری را توضیح می دهد.
تجزیه و تحلیل شغل نخستین گام در نوشتن یا بازنویسیِ شرح وظایف شغلی در استخدام افراد است که در اینجا با آن آشنا می شوید.
تجزیه و تحلیل شغل در واقع مطالعه عمیق شغل است. این مطالعه اگر به درستی انجام بگیرد، اطلاعات مفیدی برای نوشتنِ شرح وظایف شغلی در استخدام افراد فراهم می کند.
برای انجام تجزیه و تحلیل شغل می توانید از طریق مصاحبه با کارمندان، مشاهده ی عملکرد وظایف، درخواست از کارمندان برای پرکردنِ پرسش نامه و جمع آوریِ اطلاعات درباره‌ی شغل از منابع ثانویه ای مانند مجموعه ی طبقه بندی و شرح جامع مشاغل، اطلاعاتی درباره ی مشاغل گردآوری کنید.
مرحله‌ی ۱: شغل مورد نظر را بشناسید
ابتدا درک کاملی از سِمت مورد نظر پیدا کنید. این پایه و اساس استخدام افراد در سازمان است.
در انجام تجزیه و تحلیل این موارد را در نظر داشته باشید:
- همه‌ی وظایف و مسئولیت های این سِمت؛
- دامنه و سطح آنها؛
- زمینه کاری این مسئولیت؛
- میزان مسئولیت و پاسخ گویی مورد نیاز برای انجام این کار؛
- فعالیت های اساسی و جزئی.
مرحله‌ی ۲: شناسایی رفتارهای عملکردی شغل مورد نظر
سپس نمونه هایی از رفتارهای مورد استفاده برای ارزیابی کیفیت این شغل را مشخص کنید. هم رفتارهای مؤثر را مدنظر قرار دهید و هم رفتارهای غیرمؤثر.
برای انجام این کار از خودتان بپرسید:
- انتظارات عملکردی برای داشتن بهترین عملکرد چیست؟
- چگونه متوجه می شوید عملکرد فردی عالی، رضایت بخش یا ضعیف است؟
- وقتی شخصی با عملکرد عالی، وظایفش را فوق‌العاده انجام می دهد یا شخصی با عملکرد ضعیف، کارش را به خوبی انجام نمی دهد، چه ظاهری به کار می بخشد؟
مرحله‌ی ۳: شایستگی‌های لازم برای استخدام در شغل مورد نظر
این موارد فقط نمونه هایی رفتاری به عنوان پایه و اساسی برای درک شغل هستند و فقط مهم‌ترین و ضروری ترین شایستگی های لازم برای نمایش عملکرد سطح بالا را ارائه می کنند.
باید بین کسانی که عملکرد سطح بالایی دارند و آن هایی که متوسط هستند، تفاوت قائل شوید.
نباید بیش از ۶ تا ۱۰ شایستگی برای سمت یا شغل مورد نظر انتخاب شود. به خاطر داشته باشید هر چقدر کمتر، بهتر!
نکته‌ی مهم، انتخاب مهم‌ترین و ضروری ترین شایستگی های لازم برای نشان دادن عملکرد سطح بالاست. هر چند همه ی شایستگی ها ممکن است مطلوب به نظر برسند، اما همگی از اهمیت یکسانی برخوردار نیستند.
با انواع شایستگی ها و مهارت‌ها آشنا شوید.
در قدم بعدی، شایستگی ها را بر اساس اهمیت و ضرورتشان مرتب کنید.
هر یک از شایستگی‌ها را می‌توانید در یکی از این چهار گروه زیر جای دهید:
- بسیار مهم و ضروری؛
- مهم و قابل توجه؛
- کم اهمیت تر و قابل یادگیری در مسیر کار؛
- نامناسب.
وقتی میزان اهمیت و ضرورت هر شایستگی، دانش، مهارت و توانایی (CKSA) را تعیین کردید، این عوامل را مورد توجه قرار دهید:
دشواری یا اهمیت وظایفی که باید انجام شود؛
تأثیر آنها روی نتایج کار؛
تأثیر آنها روی عملکرد دیگر کارمندان؛
پیامد اشتباه در صورت عدم وجود CKSA؛
CKSA چند وقت یک‌بار در این شغل استفاده می شود؛
آیا در ابتدای کار CKSA مورد نیاز است یا می تواند طی شش ماه نخست آموخته شود.
وقتی مرتب سازی، بررسی و انجام هر گونه تغییر مورد نیازی به پایان رسید، تعداد CKSAهای قرار داده شده در گروه های بسیار مهم و ضروری و همین طور مهم و قابل توجه را بشمارید.
تعدادشان باید بین ۶ تا ۱۰ شایستگی باشد. اگر بیشتر است، باید شایستگی های قرارگرفته در گروه مهم و قابل توجه را رتبه بندی کرده و فقط موارد با رتبه‌ی بالاتر را نگه دارید و از این طریق تعداد شایستگی ها را به حد مناسبی برسانید. بقیه را کنار بگذارید.
در مقابل اگر به شایستگی های کمتری از تعداد مناسب رسیدید، شایستگی های موجود در گروه کم اهمیت تر و قابل یادگیری در مسیر کار را رتبه بندی کنید و باز هم بالاترین رتبه‌ها را انتخاب کرده و به گروه مهم و قابل توجه منتقل کنید؛
آن قدر این کار را ادامه دهید تا شایستگی ها به تعداد مناسبی برسند. شایستگی هایی که انتخاب کردید، بخش CKSA از شرایط لازم برای این شغل را تشکیل می‌دهند.
مرحله‌ی ۴: سطح عملکرد هدف را شناسایی کنید
سطوح هدف به انوع رفتارهایی اشاره دارند که افراد با عملکرد بالا از خود نشان می دهند.
این سطوح حداقلِ استانداردها نیستند. نکته‌ی مهم انتخاب سطح هدفی است که افرادی با عملکرد بالا بیشتر اوقات (قاعده‌ی کلی ۷۵ درصد مواقع است) از خود نشان می دهند.
اگر چه شاید هر کسی بتواند در مقطعی از زمان، سطحی را به نمایش بگذارد، اما سطوح هدف به چیزی اشاره دارند که افراد بیشتر اوقات انجام می دهند.
به این فکر کنید، شخصی با عملکرد بالا در شغلش، وقتی با آن شایستگی روبرو می شود، اغلب چه چیزی نشان می دهد.
نباید سطح هدفتان بیش از حد بالا باشد. بیش از حد بالا بردن معیارها ممکن است منجر به این شود که اصلا هیچ کس را استخدام نکنید. تمرکز باید روی تلاش برای توصیف واقعیت باشد، نه ایده آل ها.
به محض تعیین کردن سطح هدف، باید حداقل سطح مورد قبول مورد نیاز در آغاز آن شغل را هم مشخص کنید. می توانید سطح ۱ را به‌عنوان حداقل ممکن و ۵ را به‌عنوان بالاترین در نظر بگیرید. سطح حداقلی هم باید واقع بینانه باشد.
مرحله‌ی ۵: تجربه، تحصیلات و آموزش مورد نیاز برای استخدام در شغل مورد نظر
فهرست نهاییِ شایستگی ها، دانش، مهارت ها و توانایی ها (CKSA) را بررسی کرده و شیوه های گوناگون برای کسب آن ها از طریق تحصیل و تجربه (کار، کار داوطلبانه یا زندگی روزمره) و آموزش را مشخص کنید.
شاید توجه به سوابق کارمندانی با عملکرد سطح بالا در این نوع سِمت ها مفید باشد. تا حد امکان ترکیب متعادلی از تحصیل و تجربه فراهم کنید. در دسترس بودن افراد در بازار این شغل را مورد توجه قرار داده و مطمئن شوید صلاحیت ها با توجه به آن بازار منطقی هستند.
باید از روز اول صلاحیتِ مناسب این شغل را که نه خیلی پایین باشد و نه خیلی بالا تعیین کنید. اگر این صلاحیت‌ها بیش از حد بالا باشند، احتمال دارد کاندیدهایی که شایستگی های لازم را دارند، پیش از آنکه فرصت اثبات خودشان را پیدا کنند، از صحنه حذف شوند. به همین صورت، اگر ویژگی ها بیش از حد پایین در نظر گرفته شوند، اغلب متقاضیان باید از این منظر بررسی شوند که کدام یک ارزش صرف وقت برای این فرایند را دارند و کدام شایستگی های لازم را ندارد.
مرحله‌ی ۶: ملاحظات ویژه‌ای که در شغل مورد نظر باید رعایت کرد
حالا وقت آن است که هر گونه ملاحظه ی ویژه ای را که باید در نظر گرفته شود، شناسایی و اعمال کنیم.
شاید برخی شغل ها نیازمند معیارهای خاص دیگری مانند موارد زیر باشند:
بررسی سوء سابقه؛
گواهینامه رانندگی یا مجوز حمل سلاح یا دیگر مجوزها؛
سِمت‌های حرفه‌ای (مثلا مهندس حرفه‌ای)؛
گواهینامه های شغلی؛
الزامات فیزیکی برای حمل و جابه‌جایی وسایل سنگین یا کار در شرایط سخت یا غیره؛
رضایت‌نامه (مثلا رضایت‌نامه ی کار در محیط‌های پرگردوخاک یا پرسروصدا).
مرحله‌ی ۷: بررسی و نهایی کردن اطلاعات بدست آمده
در این مرحله ازاستخدام فرایند تجزیه و تحلیل شغل را کامل کرده اید. این مرحله‌ی نهایی فرصتی به شما می دهد تا عقب بایستید و نگاه دوباره ای به کارتان بیندازید و مطمئن شوید که درست و منطقی است.
برای این کار، این پرسش ها را از خودتان بپرسید:
با توجه به آنچه درباره ی وظایف این شغل یا سمت می دانم، آیا شایستگی ها، دانش، مهارت ها و توانایی های انتخاب شده واقعا مهم‌ترین ها هستند؟ آیا به تشخیص تفاوت بین آنهایی که عملکرد خوبی دارند با کسانی با عملکرد ضعیف کمک می کند ؟
آیا سطوح رفتاری مشخص شده تعریف درستی از چیزی که افراد با عملکرد بالا یا ضعیف باید در این شغل یا سمت انجام دهند ارائه می دهد؟
آیا الزامات تجربی و تحصیلی و آموزشی انتخاب شده مربوط به CKSA مرتبط با شغل، فراگیر، منطقی و مناسب هستند؟
آیا همه‌ی ملاحظات خاص لازم در نظر گرفته شده اند؟
اگر به یکی از این پرسش ها پاسخ منفی دادید، دوباره کارتان را بررسی کنید و آن را طوری تغییر دهید که به همه‌ی پرسش ها پاسخ مثبت بدهید. اگر به همه‌ی پرسش ها پاسخ مثبت داده اید، صلاحیت نامه خود را نهایی کنید. اکنون این موارد قابلیت اضافه شدن به شرح وظایف شغلی و قرارگیری در بسته های متقاضی و تبلیغات را دارند و می تواند به‌عنوان پایه و اساسی برای تعیین مناسب ترین روش های ارزیابی برای استفاده در فرایند استخدام استفاده شود.
